Системное решение или «помощь в моменте»? Еще до запуска системного проекта мы исследовали уровень бюрократии функции «Снабжение» вместе с консультантами из компании Industry Consulting Ecopsy. Мы увидели, что достаточно простые решения могут помочь существенно экономить трудозатраты сотрудников: например, только за счет исключения лишних итераций можно сократить срок согласования договоров в два раза, а изменение последовательности участников в процессе по присвоению номенклатурного номера позволяет исключить ситуации длительного (до нескольких недель) ожидания его появления в системе.
Стартом запуска системного проекта по дебюрократизации можно считать 2020 год, когда под руководством сотрудников Бизнес-системы ЕВРАЗа (БСЕ) был проведен масштабный опрос мастеров по проблемам бюрократии. По результатам опроса были собраны конкретные кейсы, которые впоследствии распределили между вице-президентами компании для проработки. Основной принцип работы с кейсами: новый месяц – новый кейс.
Совпавшая по времени цифровизация процессов позволила нам развить данный подход: в 2021 году в рамках проекта «Фабрика идей» все сотрудники ЕВРАЗа получили возможность направлять свои предложения по совершенствованию рабочих процессов и повышению эффективности деятельности внутри компании, в том числе, идеи по дебюрократизации. Дебюрократизация приобрела более широкие масштабы: кейсов, собранных через «Фабрику идей», стало значительно больше, также стали поступать вопросы по разъяснению процессов. Часть кейсов закрепили за функциональными директорами предприятий.
Было ли это эффективно? С одной стороны, да, поскольку проблемы решались с большей скоростью. С другой стороны, решение кейсов воспринималось как «помощь в моменте», на конкретном участке. Регулярная работа по дебюрократизации сверху лечила «симптомы», но не помогала изменить отношение людей: научить их не наращивать избыточный документооборот на местах и решать проблемы инициативно и самостоятельно на своем уровне управления.
«Субботник Дебюро» В начале 2022 года стартовал обновленный проект Бизнес-системы ЕВРАЗа – «Субботник Дебюро». При помощи Industry Consulting Ecopsy была проведена диагностика в отдельных подразделениях ЕВРАЗа, которая доказала, что проблемы, связанные с документооборотом, все еще существуют.
«Субботник Дебюро» дал новый взгляд на проблему: вместо разбора отдельных кейсов с привлечением первых лиц компании – всеохватывающая диагностика всех документов в короткие сроки кросс-функциональными командами, где немаловажными участниками стали специалисты на местах, ответственные за эти документы («Снабжение», «Безопасность», «Управление персоналом» и др.). В рамках «субботников» кросс-функциональные команды, состоящие из представителей цехов, БСЕ и независимых экспертов от функций, осуществляли выемку и оценку всех документов, по итогам которой формировались решения трех типов:
- Оставить документы в неизмененном виде, если они удобны самим пользователям или являются законодательно необходимыми;
- Исключить документы, признанные ненужными (среди них были и те, которые ранее уже отменяли);
- Проработать рабочей группой «Электронный документооборот» те документы, у которых есть потенциал упрощения или перевода в электронный формат.
Такой подход показал свою эффективность: в результате «субботника» индекс бюрократии одного из подразделений, который рассчитывается как отношение отмененных документов к общему числу документов, составил 25,3%. Из 91 журнала было отменено 23!